Een agenda die van de ene afspraak direct naar de volgende springt, laat weinig ruimte om even op adem te komen tussen de verschillende onderwerpen door. Bewust een kwartier zonder programma inplannen tussen twee afspraken zorgt voor een klein moment waarin niets hoeft, geen taak, geen bericht en geen volgende vergadering. Dat kwartier hoeft niet gevuld te worden met iets specifieks, het mag ook gewoon leeg blijven.
Deze gewoonte voorkomt dat de dag helemaal volgepland raakt, waardoor er telkens net iets te weinig tijd overblijft om ergens goed over na te denken. Veel mensen merken dat ze met dit soort kwartiertjes rustiger door de dag komen, ook al verandert er aan de inhoud van het werk zelf niets.
Ruimte tussen de afspraken door
Sommigen gebruiken dit kwartier om even naar buiten te kijken of een glas water te drinken, terwijl anderen het juist gebruiken om de gedachten van de vorige afspraak echt los te laten voordat de volgende begint. Belangrijk is vooral dat er geen nieuwe taak in dit kwartier wordt gepland, zodat het zijn functie als pauze behoudt.
Wie de agenda zelf beheert, kan dit kwartier bewust inplannen tussen twee afspraken, in plaats van te wachten tot er toevallig tijd overblijft. Op die manier wordt de pauze een vast onderdeel van de dag in plaats van een uitzondering.
Sommigen gebruiken dit kwartier om een korte wandeling buiten te maken, zeker wanneer het weer dat toelaat. Anderen blijven liever gewoon op hun plek zitten en laten de gedachten even dwalen, zonder daar iets specifieks van te verwachten. Wie merkt dat dit soort kwartiertjes steeds weer worden volgepland met kleine taken, kan bewust een vaste regel instellen om ze echt leeg te houden. Zo blijft het kwartier daadwerkelijk een pauze, in plaats van stilletjes weer een extra taak te worden.
Gedurende het hele jaar blijft dit korte moment waardevol, of de dag nu vol zit met werkafspraken in de zomer of met een drukkere planning wanneer het najaar weer begint.
